Interview TIME4BIZ - Joël Vartin, fondateur d’ORIOM

TIME4BIZ: Depuis 1998, tu accompagnes les entreprises avec la société Oriom. Qu’est-ce qui t’a poussé à créer cette entreprise de service informatique ?

Joël: La création d’Oriom en 1998 est l’aboutissement logique d’un parcours construit autour d’un fil conducteur : allier réflexion, technicité et utilité concrète pour les entreprises. J’ai commencé par un Bac Pro en Instrumentation et Électronique, suivi de quatre années sur le terrain. Ensuite, j’ai élargi mes compétences avec un Bachelor of Sciences in Technological Education, qui m’a permis d’enseigner l’électricité, l’électronique et l’informatique, tout en travaillant dans l’industrie électronique.

Poussé par l’envie d’aller plus loin, j’ai poursuivi avec un Doctorat en Sciences Électroniques, option Informatique, pour me rapprocher du monde de la recherche. Mais très vite, j’ai compris que ce qui me motivait réellement, c’était le service, le contact direct avec les professionnels, et la possibilité d’apporter des solutions concrètes mêlant matériel et logiciel.

Après une formation complémentaire en gestion d’entreprise, j’ai créé Oriom pour accompagner les petites entreprises, artisans et professions libérales. À une époque où beaucoup se lançaient dans les start-ups, j’ai choisi délibérément le service de proximité, car c’est ce qui correspond le mieux à mon ADN.

Depuis, avec mon équipe, nous installons des solutions informatiques, déployons des logiciels de gestion, formons les utilisateurs et assurons l’assistance. Ma formation en gestion me permet également d’accompagner les entreprises dans la transition vers la facture électronique.

Plus de 1000 entreprises accompagnées, des années de collaboration avec des fournisseurs et des confrères, et un engagement fort dans les réseaux d’entrepreneurs depuis 2016 m’ont donné une vision très fine des besoins réels des petites structures. Aujourd’hui, j’accompagne aussi des groupes d’entrepreneurs, j’anime des webinaires et je propose du mentorat individuel pour les aider à progresser.

TIME4BIZ: Tu aides les entrepreneurs à gérer leur activité opérationnelle et commerciale. Selon toi, quelle est l’erreur la plus fréquente quand on fait un devis ou une facture ?

Joël: L’erreur la plus fréquente, c’est de considérer le devis ou la facture comme un simple document administratif. En réalité, c’est un outil commercial, juridique et financier.

Les oublis les plus courants sont :

• Des conditions mal formulées ou absentes (délais, modalités de paiement, pénalités, garanties)

• Des prix mal calculés ou non cohérents avec les coûts réels

• Un manque de précision sur les prestations, ce qui crée des litiges

• L’absence de suivi : un devis non relancé est un devis perdu

Un devis clair, structuré et complet protège l’entreprise et renforce sa crédibilité.

TIME4BIZ: La Facture Électronique devient incontournable. Peux-tu nous expliquer simplement ce que ça change dans le quotidien d’une entreprise ?

Joël: La facture électronique change trois choses majeures :

1. La conformité : les entreprises doivent respecter un format normé et transmettre leurs factures via des plateformes certifiées.

2. La traçabilité : chaque facture est suivie, horodatée, contrôlée et transmise par l’administration fiscale. Plus de pertes, plus d’erreurs d’envoi. Plus d’envoi par mail ou papier.

3. L’efficacité : les données sont automatiquement intégrées dans les logiciels de gestion et en comptabilité.

Concrètement, cela réduit les erreurs, accélère les paiements et simplifie les échanges avec les clients, les fournisseurs et l’expert-comptable.

4. Tu travailles avec des métiers très différents : négoce, bâtiment, garagistes… Quels sont les principaux défis liés à la facturation pour chacun de ces secteurs ?

Chaque métier a ses spécificités ; en voici un échantillon :

• Négoce : gestion des stocks, numéro de lots, numéros de série, gestion des marges, suivi des encaissements

• Bâtiment : Métré, tranches, gestion des acomptes, situation de chantier et factures avancement, retenues de garantie, C2E.

• Garagistes : ordre de réparation, carte grise, propriétaire de véhicules, pièces d’occasion, main-d’œuvre, gestion des franchises d’assurances, véhicules de prêt, planning atelier.

Le défi commun : fiabiliser l’information pour éviter les litiges, les pertes financières et les erreurs administratives. On peut suivre le chiffre d’affaires et les marges et voir au quotidien la rentabilité de l’entreprise.

Tous ces logiciels permettent de saisir le plan comptable et d'effectuer le transfert des écritures en comptabilité en quelques secondes.

TIME4BIZ: Pour le négoce, il y a des notions comme stocks, numéros de lot avec date de péremption. Comment ta solution simplifie-t-elle et sécurise-t-elle ces process ?

Joël: Nos solutions permettent :

• Un suivi automatique des stocks en temps réel

• La gestion des numéros de lots, et dates de péremption pour les périssables permet de définir les priorités d’écoulement des stocks.

• Pour les matériels il y a aussi la gestion des numéros de séries qui permet aussi de gérer le Service Après-Vente.

• Des alertes sur les ruptures, les dates limites ou les anomalies pour anticiper le réapprovisionnement

• Une traçabilité complète du fournisseur au client avec gestion des stocks réels et stocks virtuels

Résultat : moins d’erreurs, moins de pertes, et une conformité totale en cas de contrôle.

TIME4BIZ: Dans le bâtiment, on parle de suivi de chantier et de factures d’avancement. Quels risques cours tu si tu ne maîtrises pas ces paramètres ?

Joël: Les risques sont importants :

• Dans les métiers du bâtiment il est important d prévoir un acompte pour engager l’achat des fournitures. Ensuite un gère l’avancement du chantier.

• Facturer au mauvais moment risque de gérer un conflit avec le client ou un refus de l’architecte. On définit donc les étapes et on chiffre en pourcentage ou en quantité ce qui a été fait. Cela s’appelle un suivi de chantier que l’on fait valider par le client ou son représentant. A partir de là on peut facturer l’avancement

• La facture d’avancement permet de faire rentrer de la trésorerie pour pouvoir continuer le chantier

Un logiciel adapté sécurise les marges, les délais et la conformité.

TIME4BIZ: Pour les garagistes, les logiciels suivent les interventions sur chaque véhicule… Comment Oriom rend la gestion plus simple et fiable ?

Joël: Nous proposons une solution qui centralise tout :

• Les propriétaires de véhicules (qui peuvent changer)

• La gestion des véhicules, des immatriculations et des cartes grises

• Les estimations, les devis et factures

• Les ordres de réparation

• La gestion des pièces et de la main-d’œuvre selon niveau de technicité

• Le suivi des réparations en carrosserie et des franchises d’assurances

• La gestion des véhicules de prêt

• La gestion du planning atelier et des rendez vous

Le garagiste gagne du temps, évite les erreurs et améliore la satisfaction client.

TIME4BIZ: La dématérialisation et le transfert en comptabilité sont cruciaux. Quels gains de temps et de sécurité observes-tu chez tes clients ?

Joël: Les gains sont immédiats :

• Plus de 95 % de temps gagné sur la saisie comptable

• Zéro erreur de ressaisie

• Documents sécurisés et archivés automatiquement

• Meilleure collaboration avec l’expert-comptable

• Paiements plus rapides grâce à des factures plus claires et mieux suivies

La dématérialisation transforme réellement le quotidien.

TIME4BIZ: Au-delà du logiciel, tu proposes une formation à la gestion opérationnelle. Quel impact ça a sur la performance globale d’une entreprise ?

Joël: La formation change tout, car un logiciel n’est efficace que si l’utilisateur maîtrise ses process.

Grâce à la formation :

• Les équipes gagnent en autonomie

• Les dirigeants prennent de meilleures décisions

• Les marges sont mieux contrôlées

• Les litiges diminuent

• La productivité augmente

C’est un investissement qui a un impact direct sur la rentabilité.

Naturellement nos formations sont du sur mesure dédié à chaque entreprise. Nous n’abordons en profondeur que les fonctionnalités nécessaires à l’entreprise et nous parcourons les autres fonctionnalités rapidement pour jauger leur éventuelle pertinence pour l’entreprise.

TIME4BIZ: Pour conclure, quel conseil donnerais-tu à un entrepreneur qui veut moderniser sa facturation et sa gestion commerciale sans se perdre dans la complexité des outils ?

Joël: Commence simple.

Choisi d’abord un professionnel qui t’accompagnera, te conseillera et s’engagera à tes côtés. Il existe beaucoup de bons logiciels sur le marché. Ce qui compte, c’est de ne pas être seul.

Un éditeur de logiciel ne s’occupera pas de ta boite email ni de ta cybersécurité.

Une société d’infogérance ne s’occupera pas de ton logiciel métier.

Choisis donc un outil adapté à ton métier, pas un logiciel “usine à gaz”. Et vérifie qu’il existe un centre expert pour le logiciel choisi. Ce centre expert devra être capable de gérer ton informatique globalement et ton logiciel métier.

Fais-toi accompagner pour le paramétrage et la formation.

Et surtout, avance étape par étape : devis, factures, stocks, puis Facture Électronique.

La modernisation n’est pas une révolution, c’est une progression maîtrisée.